Een factuur opstellen, hoe doe je dat?

Een factuur opstellen is voor startende zelfstandigen vaak het minst sexy gedeelte van het ondernemerschap. Precies daarom maak je het jezelf best zo makkelijk mogelijk. Deze checklist verlicht je facturatieleed.

1. Verplichte factuur of niet?

Een factuur is niet nodig als je levert voor privégebruik, maar er zijn heel wat uitzonderingen, zoals groothandelaren, de bouwsector en garagisten. Verkoop je bijvoorbeeld babykledij aan particulieren via een webshop, dan hoef je geen factuur te maken. Aan btw-plichtigen(bedrijven, zelfstandigen, vzw’s en overheidsinstellingen) is een factuur altijd verplicht.

2. Wanneer factureren?

Factureren doe je ten laatste de 15de van de maand, na de maand waarin je je dienst of product leverde. Tip: reserveer een dag aan het begin van elke maand om orde op zaken te stellen in je administratie.

3. Wat op je factuur?

Je factuur bevat enkele vanzelfsprekende gegevens, zoals je eigen bedrijfsnaam, de rechtsvorm, het adres van je bedrijf, bankrekening- en btw-nummer.
Ook deze zaken mag je zeker niet vergeten op je factuur:

  • Klantengegevens: officiële naam, adres en btw-nummer
  • Factuurdatum én de leverdatum van je dienst of product
  • Volgnummer: de nummers van al je facturen moeten ononderbroken oplopen.
  • Omschrijving van elke dienst
  • Eenheidsprijs: per uur, per stuk, per meter …)
  • Maatstaf van heffing: het totaalbedrag exclusief btw
  • Btw-tarief: (6%, 12% of 21%, afhankelijk van je activiteit) en het totaalbedrag van de btw
  • Totaalprijs: inclusief btw
  • RPR adres: de afkorting RPR staat voor rechtspersonenregister, dit houdt in onder welke gerechtelijk arrondissement je valt.
Tip: een factuur maken voor je allereerste klant? Het volgnummer hoeft niet per se ‘1’ te zijn! Zo merkt je klant niet dat hij of zij de spits afbeet.

Ook aan te raden: je algemene verkoopsvoorwaarden en een vervaldatum in de trant van ‘gelieve te betalen voor datum x’. En een kleine moeite (voor een wereld van verschil) is ook een bedankingswoord voor het vertrouwen dat je klant in je bedrijf stelde.

4. Btw aanrekenen of niet?

Als je jaarlijks minder dan 25.000 euro omzet draait, hoef je je van btw niks aan te trekken. Daartegenover staat dat je zelf geen btw-kosten van je leveranciers mag inbrengen. Om een factuur op te stellen als ‘kleine onderneming’ moet je deze extra zin vermelden:
“Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk.”

Die vrijstelling is echter niet altijd voordelig. Want als je bijvoorbeeld veel beroepskostenmaakt, kan je geen btw terugvorderen.

5. Wat met buitenlandse klanten?

Maak je een factuur op aan een buitenlandse firma, dan hoef je sowieso geen btw aan te rekenen. Maar er gelden andere regels voor goederen en diensten, EU- en niet-EU-landen, en particulieren of bedrijven.

6. Hoe facturen bewaren?

Hoe zorgvuldiger je omspringt met inkomende facturen, btw-bonnen en andere formulieren, hoe meer tijd en kosten je spaart. Verras je je boekhouder jaarlijks met een kartonnen doos gevuld met al je paperassen door elkaar, dan kost je financiële puzzel meer tijd, dus meer geld. Bovendien is je factuur niet alleen fiscaal, maar ook bij eventuele geschillen een broodnodig bewijsstuk.

Enkele vuistregels om problemen te vermijden:

  • Bewaar je uitgaande facturen op een clouddienst zoals Dropbox of Google Drive.
  • Creëer een mapstructuur: hou inkomende en uitgaande facturen gescheiden, en zorg ervoor dat je elke kost kan verantwoorden met een papier.
  • Hou al die documenten minstens 7 jaar bij (zo lang geldt de bewaarplicht).
Terug naar de nieuwspagina