Welke uitgaven mag je als zelfstandige inbrengen?

Beroepskosten: je hoort er soms de wildste indianenverhalen over. De realiteit is genuanceerder: een eigen zaak vergt nu eenmaal de nodige uitgaven en investeringen. Dat je die van je belastingen kan aftrekken, is vaak broodnodig. Maar over welke uitgaven gaat het precies? En waarop moet je letten bij je aftrekbare kosten? Een overzicht in mensentaal!

Beroepskosten: wat en hoe?

Dat je kosten verband moeten houden met je beroep, is logisch. Elke uitgave die noodzakelijk is om je zaak draaiende te houden, komt in aanmerking als beroepskost. Jaarlijks geef je – in de praktijk: je boekhouder – die kosten in via je personenbelasting. De totale som wordt dan afgetrokken van de omzet – vandaar de term ‘aftrekbare kosten’.

De uitkomst noemen we je nettoberoepsinkomen (of netto-inkomen). Dat is het bedrag waarop je belastingen betaalt. Hoe lager, hoe minder belastingen. En dat kan enorm veel schelen. Onze belastingen zijn namelijk progressief opgebouwd. Verdien je minder, dan betaal je verhoudingsgewijs (veel) minder belastingen.

Welke uitgaven komen in aanmerking?

Er zijn vier voorwaarden voor een professionele uitgave:

  1. De kost houdt verband met je beroep. Geen privékosten dus. Soms heb je echter ook ‘gemengde kosten’, denk maar aan je woning waarin je een kantoor hebt. Enkel de oppervlakte van die werkruimte kan je dan ingeven als beroepskost. Hetzelfde geldt voor internet, telefoon, energie …
  1. Met de kost verkrijg of behoud je een belastbaar inkomen. Anders gezegd: de uitgavehelpt om je zaak te doen bollen. Of dat nu een machine, kantoormateriaal of een etentje met een klant is.
  1. Je moet de kost betalen in hetzelfde jaar waarin je hem aftrekt van je belastingen. Als je bijvoorbeeld eind 2015 een bestelling plaatste, maar de factuurdatum is ergens begin 2016, kan je die niet meer aftrekken in 2015.
  1. Je hebt een bewijs nodig van de kost. Vaak is dat een factuur, maar een btw-bon, onkostennota of ontvangstbewijs is ook oké. Die documenten moet je bijhouden. De officiële bewaartermijn is zeven jaar. Stel dat je in een sector werkt waar zo’n bewijzen niet de gewoonte zijn, kan je ook kiezen voor een forfaitaire aftrek (zie verder).

Volledig aftrekbare beroepskosten

Heel wat kosten kan je integraal aftrekken van je belastingen. Zoals kosten aan je kantoor of professionele huisvesting (intresten op je lening, huur, verwarming, telefoon, internet …). Hetzelfde geldt voor deze uitgaven:

Gedeeltelijk aftrekbare beroepskosten

Sommige kosten kan je slechts voor een stukje inbrengen. Hoeveel precies varieert:

  • Restaurantkosten: 69%
  • Representatiekosten, voor recepties en relatiegeschenken: 50%
  • Brandstof voor je auto: 75% (uitzondering: om van en naar het werk te rijden, mag je 0,15 euro per km aftrekken)
  • Auto: 75% voor eenmanszaken, tussen 50% en 100% voor vennootschappen (afhankelijk van de CO2-uitstoot)

Wat met grote investeringen?

Grotere investeringen gaan meestal een langere tijd mee. Denk maar aan een kantoor, een wagen, een machine of IT-materiaal. Investeringen zijn geen eenmalige beroepskost, maar spreid je over enkele jaren: je schrijft ze af. Een laptop wordt bijvoorbeeld over drie jaar afgeschreven. Drie jaar na elkaar trek je dus een derde van de aankoopprijs van het toestel af.

Vrije beroepen: forfaitaire aftrek

Oefen je een vrij beroep uit én heb je een vennootschap? Dan kan je kiezen voor forfaitaire beroepskosten. Die worden bepaald door een percentage van je omzet (min je sociale bijdrage). Hoe hoger je omzet, hoe kleiner het percentage. Het voordeel? Je hoeft geen bonnetjes en aankoopbewijzen bij te houden. Maar in de praktijk kiezen vele vrije beroepers voor de reële beroepskosten, omdat die simpelweg meestal hoger liggen.

Terug naar de nieuwspagina